Wraz z nadejściem Nowego Roku, w życie weszło kilka bardzo istotnych zmian w prawie pracy. Zmiany te dotykają wszystkich pracodawców, od tych najmniejszych, po największych.Skutki nowelizacji niektórych przepisów są rozciągnięte w czasie, jak chociażby w przypadku pracowniczych planów kapitałowych (PPK). O zmianach wynikających z wprowadzenia PPK powiemy sobie w kolejnym wpisie.
Dzisiaj chciałbym skupić się na jednej kwestii, mianowicie na zmianach dotyczących prowadzenia oraz przechowywania dokumentacji pracowniczej. Myślę, że to w zupełności wystarczy, zwłaszcza że nowe rozporządzenie wykonawcze do Kodeksu pracy i sam Kodeks pracy zgotowały pracodawcom istny „dokumentowy zawrót głowy”.Choć przyznać trzeba, że ostateczna treść rozporządzenia, względem tego co znajdowało się w początkowych projektach, jest zdecydowanie bardziej racjonalna i nierodząca potrzeby poświęcania czasu na porządkowanie firmowej papierologii „dla zasady”.
Nowa systematyka akt osobowych
Od 1 stycznia 2019 r. zmianie uległa struktura prowadzenia akt osobowych. Dotychczas składały się one z 3 części (A, B, C). Teraz pracodawcy mają obowiązek prowadzenia akt osobowych składających się z części czterech (A, B, C, D).Choć brzmi groźnie, to sprawa jest banalnie prosta. „Nowa” część D będzie zawierała dokumenty związane z pociąganiem pracownika do odpowiedzialności porządkowej lub dyscyplinarnej. Wcześniej były one przechowywane w części B, co rodziło absurdalne sytuacje w momencie, kiedy pracodawca po „zatarciu ukarania” miał usunąć z akt wszelkie informacje o zastosowanych karach. A jak wiadomo, akta są numerowane, prowadzone w porządku chronologicznym i zawierają na początku spis wszystkich kart. I tak zdarzało się, że część B akt zawierała „luki”. Teoretycznie informacji o ukaraniu nie było. Praktycznie każda usunięta karta mogła oznaczać, że pracownik karę w ciągu zatrudnienia otrzymał. Wprowadzenie części D zawierającej dokumenty dotyczące ukarania pracownika jest jak najbardziej sensowne. Po zatarciu ukarania, pracodawca będzie miał obowiązek wyczyszczenia tej części akt, co nie pozostawi po ukaraniu ani śladu. W części A dalej będą składane dokumenty zgromadzone w procesie rekrutacji.Prócz tego będą się tam znajdować skierowania na badania lekarskie i orzeczenia lekarskie dotyczące wstępnych, okresowych i kontrolnych badań. W części B, podobnie jak dotychczas, składane będą oświadczenia oraz dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy(m.in. umowa o pracę, kwestionariusz osobowy pracownika, zakres czynności itp.) oraz te dotyczące przebiegu zatrudnienia. Rozporządzenie wymienia całą listę tych dokumentów, przy czym trzeba pamiętać, że nie jest to katalog zamknięty. W części C składane będą dokumenty związane z rozwiązaniem stosunku pracy albo jego wygaśnięciem, w tym także kopia wydanego świadectwa pracy.
Wydzielone tematycznie części
Tak jak dotychczas, akta osobowe muszą być prowadzone chronologicznie, muszą być ponumerowane oraz zawierać wykaz znajdujących się w poszczególnych częściach dokumentów. W ramach każdej z części akt osobowych, pracodawca będzie mógł tworzyć podgrupy dokumentów, powiązanych tematycznie. Przykładowo część B może zostać podzielona na części B1, B2, B3 i kolejne, gdzie w części B1 będą się znajdować np. umowy o pracę i aneksy do umów, w części B2 zaświadczenia ze szkoleń BHP, w części B3 dokumenty związane z korzystaniem z urlopów macierzyńskich itd. O ewentualnym podziale i sposobie podziału decyduje pracodawca. Ma mu to ułatwić „poruszanie” się po aktach osobowych, stąd rozporządzenie nie narzuca sztywnych rozwiązań.
Elektroniczna wersja akt
Zmiany w sposobie prowadzenia akt osobowych wiążą się z nowelizacją Kodeksu pracy skracającą okres przechowywania tych dokumentów do 10 lat (przed 1.1.2019 r. okres przechowywania wynosił 50 lat) oraz digitalizacją akt. Pracodawca ma możliwość dokonania wyboru tego, czy chce prowadzić akta osobowe pracowników w postaci papierowej, czy elektronicznej.
Dzisiejsze programy kadrowo-płacowe umożliwiają działom HR gromadzenie wszelkich dokumentów w systemie teleinformatycznym. Istotne jest jednak to, iż warunkiem prowadzenia dokumentacji w postaci elektronicznej jest opatrzenie każdej karty kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną pracodawcy. Samo odwzorowanie cyfrowe (skan dokumentu) nie spełnia wymogów postaci elektronicznej akt osobowych.
Rozporządzenie nie wyłącza możliwości prowadzenia przez pracodawców akt osobowych jednocześnie w dwóch postaciach, papierowej i elektronicznej. Podejmując jednak decyzję o „dublowaniu” dokumentów zawierających dane osobowe pracowników należy mieć na względzie wynikającą z RODO zasadę minimalizacji danych. Tam, gdzie powielanie danych osobowych nie znajduje uzasadnienia, nie powinno być dokonywane, bo każda kopia zwiększa ryzyko naruszenia ochrony danych osobowych.A zwiększanie ryzyka naruszenia ochrony samo w sobie może stanowić naruszenie RODO, za co odpowiada pracodawca.
Dostosowanie starych teczek do nowych regulacji
Ucieszyć powinno to, że inaczej niż przewidywał to jeden z projektów rozporządzenia, pracodawcy nie mają obowiązku dostosowania wszystkich dotychczas prowadzonych teczek osobowych do nowej systematyki. Teczki prowadzone do 31 grudnia 2018 r. mogą pozostać w obecnym kształcie, chociaż wszystkie nowe dokumenty pojawiające się już po 1 stycznia 2019 r. trzeba już przechowywać na nowych zasadach. Jeśli pracodawcy nie dostosują obecnych teczek do nowej systematyki akt (A, B, C, D), to muszą założyć teczki nowe, ale dopiero kiedy pojawi się jakiś nowy dokument. Innymi słowy, ze starymi teczkami obecnie pracodawcy nie muszą robić nic, a w momencie dołączania kolejnego dokumentu powinni rozszerzyć akta danego pracownika o dodatkową część „D”.
Dokumentacja w sprawach związanych ze stosunkiem pracy
Systematyzacja prowadzenia dokumentacji pracowniczej nie odbyła się bez zmian kontrowersyjnych. Mam na myśli nałożony na pracodawców obowiązek prowadzenia oraz przechowywania innych, poza aktami osobowymi, dokumentów związanych ze stosunkiem pracy. Samo prowadzenie takiej dokumentacji nie jest nowością, bo i wcześniej on istniał. Teraz jednak urósł on do – że tak powiem – prawie monstrualnych rozmiarów. W zasadzie sprowadza się on do obowiązku założenia drugiej, obok akt osobowych, teczki dla pracownika, zawierającej dokumenty dotyczące czasu pracy, urlopów wypoczynkowych, wypłaconego wynagrodzenia oraz otrzymanego przydziału odzieży i środków BHP. I trzymanie tego przez 10 lat.
Po co tak długi okres przechowywania, skoro wszelkie roszczenia ze stosunku pracy przedawniają się po upływie 5 lat – tego nie wiem. Najśmieszniejsze jest to, że wydłużenie okresu przechowywania dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy z 3 do 10 lat odbyło się „przy okazji” hucznego w mediach skrócenia okresu przechowywania akt osobowych. Być może ustawodawca nowelizując Kodeks pracy z rozpędu nie zauważył, że wrzucił do jednego worka akta osobowe i pozostałe dokumenty. Cóż – zdarza się.
Szkoda tylko, że brak roztropności stawia przepisy Kodeksu pracy w kolizji z przepisami RODO. Dokumentacja pracownicza, np. ta dotycząca urlopów czy otrzymanego wynagrodzenia, zawiera przecież dane osobowe, które powinny być usuwane po upływie okresu, kiedy ich przetwarzanie było niezbędne dla osiągnięcia celu przetwarzania. Innymi słowy – dotychczasowa praktyka niszczenia ewidencji czasu pracy czy kart wynagrodzeń po upływie 3 lat była bardziej zgodna z RODO niż znowelizowane przepisy Kodeksu pracy. Powiem po raz wtóry: cóż – zdarza się…